Jawność wynagrodzeń od 24 grudnia 2025 roku

 

Z dniem 24 listopada 2025 roku w życie wchodzą zmiany Kodeksu Pracy dotyczące jawności wynagrodzeń, szczególnie w kontekście rekrutacji i wewnętrznej przejrzystości płac, które stanowią wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 roku w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

Wprowadzone przepisy nakładają na pracodawców nowe obowiązki w tym zakresie. Poniżej kilka ich aspektów.

I. Obowiązki pracodawców w kontekście rekrutacji

Nowe przepisy wprowadzają szereg wymogów dotyczących informowania kandydatów o wynagrodzeniu już na wczesnym etapie procesu zatrudnienia:

    1. Ujawnianie widełek płacowych

• Obowiązek podawania wynagrodzenia w ogłoszeniach: Każde ogłoszenie rekrutacyjne musi zawierać przewidywane wynagrodzenie na danym stanowisku, określone jako początkowa wysokość lub przedział wynagrodzenia, tzw. widełki płacowe.
• Szczegółowość informacji: Wynagrodzenie musi być określone szczegółowo, obejmując wszystkie składniki pensji, zarówno pieniężne, jak i niepieniężne (np. premie, dodatki, benefity).
• Kryteria wynagrodzenia: Informacje o wynagrodzeniu muszą być oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach.
• Postanowienia wewnętrzne: Pracodawca musi również poinformować kandydata o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli takie obowiązują w firmie.

   2. Terminy i sposób przekazywania informacji

   Informacja o wynagrodzeniu powinna zostać przekazana w formie papierowej lub elektronicznej   odpowiednim wyprzedzeniem. Pracodawca musi ujawnić te dane w następujących momentach, jeśli nie zrobił tego wcześniej:

• W ogłoszeniu o naborze.
• Przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli ogłoszenie nie zawierało tych informacji.
• Przed podpisaniem umowy o pracę, jeśli wcześniej nie przekazano tych informacji.

Praktyka musi zapewnić kandydatowi świadome i przejrzyste negocjacje.

   3. Zakaz pytania o dotychczasowe zarobki

Nowe przepisy zabraniają pracodawcy pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia u obecnego i poprzednich pracodawców.

   4. Neutralność płciowa stanowisk

Ogłoszenia o naborze oraz nazwy stanowisk powinny być neutralne pod względem płci.

II. Obowiązki pracodawców w kontekście wewnętrznej przejrzystości płac

Obowiązki te koncentrują się na zapewnieniu pracownikom dostępu do informacji o wynagrodzeniach w firmie oraz na walce z luką płacową.

   1. Prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniu

• Udzielanie informacji na wniosek: Pracownicy uzyskują prawo do wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji o wynagrodzeniu innych osób wykonujących równoważną pracę. Pracodawcy będą zobowiązani do odpowiedzi na te zapytania.
• Zakres informacji: Pracownik ma prawo uzyskać informacje dotyczące poziomu własnego wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w organizacji pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, z uwzględnieniem podziału na płeć.
• Termin odpowiedzi: Pracodawcy będą zobowiązani do udzielenia odpowiedzi na zapytania pracownika w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zapytania.
• Forma odpowiedzi: Odpowiedź na pytanie pracownika o wynagrodzenia musi być udzielona pisemnie.
• Obowiązek corocznego informowania: Pracodawcy mają obowiązek corocznie informować pracowników o ich prawie do uzyskania informacji o wynagrodzeniach.
• Kryteria wynagradzania: Pracownicy będą mieli prawo uzyskać od pracodawcy stosowane kryteria dotyczące ustalania wynagrodzeń. Kryteria te muszą być ustalone w sposób sprawiedliwy i przejrzysty, w oparciu o czynniki neutralne płciowo.

    2. Zniesienie klauzuli poufności

Prawo do ujawniania zarobków: Pracodawcy nie będą mogli zakazywać pracownikom dzielenia się informacjami o wynagrodzeniu. Pracownik nie poniesie żadnych konsekwencji za ujawnienie swojej pensji.

   3. Obowiązek raportowania luki płacowej (dla większych firm)

Unijna dyrektywa nakłada na firmy zatrudniające określoną liczbę pracowników obowiązek śledzenia i raportowania tzw. luki płacowej (różnicy w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę)

• Raportowanie luki płacowej: Firmy zatrudniające powyżej 100 pracowników będą musiały raportować lukę płacową:

              ◦ Firmy zatrudniające 250+ pracowników – co roku, od 2027 roku

              ◦ Firmy zatrudniające 150–249 pracowników – co 3 lata, od 2027 roku

              ◦ Firmy zatrudniające 100–149 pracowników – co 3 lata, od 2031 roku

• Działania naprawcze: Jeżeli raport wykaże dyskryminację płacową, firmy będą musiały wdrażać działania naprawcze

   4. Kwestia dyskryminacji i ciężar dowodu

Ciężar dowodu: W przypadku wystąpienia pracownika na drogę sądową z żądaniem odszkodowania za dyskryminację płacową, to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar dowodu, że różnice w płacy wynikają z obiektywnych przesłanek, takich jak staż pracy, kompetencje, czy inne aspekty leżące po stronie zatrudnionych.

III. Ogólne wyzwania i obowiązki organizacyjne

Aby uniknąć sankcji, pracodawcy muszą podjąć działania przygotowawcze

• Wprowadzenie przejrzystej polityki płac: Pracodawcy (zwolnieni z tego obowiązku są ci zatrudniający mniej niż 50 osób) będą musieli stworzyć jasną i sprawiedliwą politykę płac, opartą na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach.
• Audyt wynagrodzeń: Konieczne jest przeprowadzenie audytu wynagrodzeń (pay-gap audit), aby upewnić się, że nie dochodzi do nierówności płacowych, zwłaszcza między płciami.
• Szkolenia HR: Pracownicy działu HR muszą zostać przeszkoleni w zakresie nowych regulacji dotyczących jawności wynagrodzeń.
• Weryfikacja procesów rekrutacyjnych: Należy zweryfikować procesy rekrutacyjne i podjąć decyzję, jakie informacje i na jakim etapie będą przekazywane kandydatom.

IV. Sankcje

Za nieprzestrzeganie nowych przepisów przewidziano kary:

• Grzywna: Za brak jawności wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę (lub odmowę ujawnienia widełek pracownikowi) grozi kara grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.. Wysokość mandatu będzie zależeć od skali naruszenia oraz liczby pracowników.
• Odszkodowania: Pracownik, który wykaże dyskryminację, otrzyma pełne wyrównanie różnic w wynagrodzeniu (plus odsetki) oraz odszkodowanie obejmujące "szkodę moralną".
• Wykluczenie z zamówień publicznych: Organizacje z wysoką różnicą wynagrodzeń (> 5%) i brakiem planu naprawczego mogą zostać wykluczone z zamówień publicznych.

Nowe przepisy nakładają obowiązek transparentności dla organizacji. Dotychczas wewnętrzne zasady wynagradzania były często ukryte. Teraz pracodawca musi stosowane przez siebie zasady ujawnić publicznie (w ogłoszeniach) oraz pozwolić pracownikom na przyjrzenie się im z bliska (prawo do informacji), zmuszając firmę do upewnienia się, że polityka płacowa jest logiczna, sprawiedliwa i oparta na obiektywnych kryteriach, w tym nie dyskryminujących pracowników z uwagi na płeć.